Introduction to working with the HMS system

‎

Introduction

The "HMS Servio" system (hereinafter referred to as the System) is a hotel management system or other business entity that provides temporary accommodation services (for example, a guest house). It is designed for:

• automation of the guest check-in process;
• management of the room inventory;
• management of the staff;
• automation of document flow.

Choosing a hotel to work with

Depending on the configuration, the System version can be local or networked. The local version allows working with one hotel. With the networked version, the user can choose a hotel. The list of hotels available for selection by the user depends on the rights granted to the user and the activity status set for each hotel. Choosing a hotel to work with is done in the user authorization window before registration or in the top row of the state after user registration. To view information about all hotels, select "All." If all hotels are selected for work, then when performing certain operations, such as booking or checking in, a message will appear suggesting to select a specific hotel where the guest should be booked or checked in. Access to hotels is configured in the registration record by setting flags next to the names of the required hotels.

Functional capabilities

The following functional capabilities are provided by the System:

• Hotel room reservations;
• Guest check-in and check-out;
• Formation of lists of tariffs and services, exchange rates, and other directories;
• Adding information about events taking place on the hotel premises;
• Service pricing, creating and configuring price lists (including automatic service charges) and special tariffs;
• Allocation of funds between guest accounts and the hotel enterprise;
• Assignment and optimization of tasks for housekeepers in cleaning rooms, including taking into account the time spent by housekeepers moving between floors and hotel buildings;
• Registration of lost and returned items to guests;
• Exchange of messages between registered System users;
• Assignment of tasks for personnel of various directions with tracking of their progress and sending messages to task participants;
• Integration with the LP Servio loyalty program;
• Integration with restaurant systems;
• Integration with external booking systems;
• Data exchange (uploading and downloading) with "1C: Accounting" and "1C: Trade and Warehouse" programs;
• Administration.

Оновлення системи

Користувачі Системи заздалегідь повідомляються про оновлення версії та необхідність зберегти введені дані. Текст повідомлення довільний, наприклад: «Увага! О 14:15 буде оновлення сайту Servio (збережіть дані)».

Взаємодія з іншими програмними продуктами

Система відкрита для інтеграції із зовнішніми програмними продуктами. Інтеграція здійснюється за рахунок абсолютної гнучкості в налаштуваннях. При взаємодії коїться з іншими програмними продуктами Система виступає основним джерелом, з якого передаються дані зовнішні програмні продукти. Система взаємодіє із системами управління рестораном, управління замками та контролю доступу, програмами «1С: Бухгалтерія», «1С: Торгівля та Склад» (далі — програма бухгалтерського обліку), системами інтернет-бронювання, а також білінговими системами, що забезпечують облік вартості телефонних дзвінків. , Інтернету та ін.

Групи користувачів та доступні їм завдання

Інтерфейс та загальні принципи роботи з програмою HMS Servio описані в документі HMS Servio. Інструкція з роботи з екранними формами». Увага! У документі наведено перелік завдань, доступних для виконання кожної групи користувачів за замовчуванням. Змінити цей перелік може тільки адміністратор СистемиЖирний текст За рівнем допуску до функцій програми користувачів Системи можна поділити на такі групи. «Портьє» доступно:

• робота з картами гостей, груп, компанії та заходів;
• перегляд списку мешканців на поточну дату;
• бронювання номерів для гостей та груп гостей;
• заселення гостей та груп гостей;
• переселення гостей та груп гостей;
• виселення гостей та груп гостей;
• перегляд сітки готельних номерів;
• робота з рахунками: поділ рахунків гостей та перенесення нарахувань з цільових рахунків на інші рахунки;
• перегляд шахматки;
• перегляд курсу валют;
• перегляд поверхового плану готельного підприємства;
• пошук гостей;
• перегляд та реєстрація даних про загублені речі;
• перегляд незбережених карток гостей та груп гостей;
• перегляд журналу нарахувань;
• перегляд статусів та прибирань у номерах, а також призначення завдань покоївкам;
• виконання нічного аудиту;
• обмін повідомленнями з іншими користувачами системи;
• робота з заходами (перегляд списку, додавання, редагування, пошук);
• постановка завдань користувачам.

«Менеджер по продажам» доступно:

• редагування інформації про готельні номери;
• робота з компаніями (перегляд списку, додавання, редагування, пошук;);
• робота з платіжними реквізитами компанії (перегляд списку, додавання, редагування, видалення);
• перегляд зведеної інформації про готельні номери;
• формування та налаштування прейскурантів та спеціальних тарифів;
• формування довідників послуг та заходів - списки послуг, валют, заходів, надбавок (в т.ч. туристичний збір), груп послуг;
• формування та налаштування списку додаткових умов, які можуть бути включені до прейскурантної вартості номера — кількість місць, кількість послуг, часові інтервали, сезони, дні тижня, кількість осіб, комплексні умови, період надання послуг;
• формування звітів;
• а також функціональні завдання групи користувачів "Портьє".

«Бухгалтер» доступно:

• перегляд списку дебіторів та кредиторів;
• підготовка даних для вивантаження у програму бухгалтерського обліку та перегляд архіву вивантаження;
• зміна курсу валют;
• налаштування податкового обліку;
• формування звітів;
• а також функціональні завдання групи користувачів "Портьє".

"Адміністратор" доступно виконання всіх завдань, перерахованих вище.

Правила встановлення пріоритетів

При виконанні в Системі низки операцій відбувається звернення до довідкових даних з метою вибору конкретного запису (конкретного правила) для застосування у розрахунках. У деяких довідниках (наприклад, «Прейскуранти», «Сценарії користвача») використовується поняття пріоритету, за допомогою якого користувач встановлює послідовність перевірки записів на можливість використання в розрахунку. Спочатку береться запис із найменшим значенням пріоритету, якщо вона не підходить під умови розрахунку, береться наступний запис. І так далі, доки умова застосування запису (правила) не підійде під умову розрахунку. Що значення пріоритету нижче, то сам пріоритет вищий. Найвищий пріоритет у правила зі значенням "0". Якщо у записів значення пріоритетів однакове, у розрахунку перевірятиметься запис, знайдений першим у БД. Під час встановлення пріоритетів необхідно керуватися принципом «від приватного до загального». Чим менше у правилі деталізації, тим із більшою часткою ймовірності воно виявиться застосованим і буде обрано для конкретного випадку. Тому правило з більшою деталізацією має мати більший пріоритет.

Приклад. Припустимо, у розрахунку мають бути використані дві умови: «A» та «B».
У довіднику введено записи: Якщо записам будуть розставлені пріоритети: 0, 1, 2, то Система проведе перевірку на виконання умови «A», і оскільки умова виконується, застосує його. Якщо записам будуть розставлені однакові пріоритети: 1, 1, 1, результат буде залежати від фізичного розташування записів в БД, тобто буде непередбачуваним. Правильним буде розстановка пріоритетів у порядку 2, 1, 0. У цьому випадку спочатку буде проведено перевірку на виконання умови з пріоритетом «0», яка дасть негативний результат: {A, B, C} ≠ {A, B}. Перевірка умови з наступним пріоритетом («1») дасть потрібний результат: {A, B} = {A, B}, отже, і буде підставлено алгоритм розрахунку.

Використовувані терміни, визначення та скорочення

У Системі використовується ряд термінів, визначень та скорочень (глосарій Системи), перелік яких наведено нижче. Крім того, глосарій викликається у веб-браузері на окремій сторінці клацанням по логотипу Системи.

Глосарій Системи

На сторінці наведені основні поняття, визначення та скорочення, що використовуються в Системі HMS «Servio».

Визначення

Система - система керування готельним підприємством HMS «Servio»
Готель, готельне підприємство - підприємство, яке надає послуги тимчасового проживання
LP Servio Loyalty Program Servio. - Система лояльності, в рамках якої діють бонусні та дисконтні програми
Карти лояльності - карти, випущені програмою LP Servio. Залежно від типу записаної на карту програми, її використання в Системі по-різному:

• карта з бонусною складової. Бонуси нараховуються на карту лояльності за оплату проживання в готелях. Нараховані бонуси можуть бути використані в подальшому, як для оплати послуг проживання, так і при розрахунку за додаткові послуги;
• карта з дисконтною складової. По карті встановлюється спеціальний прейскурант на проживання та додаткові послуги, а також знижка за рахунком у компаній-партнерів (наприклад, в ресторанах)
  

Інсталяція - комп'ютер, на якому встановлено програмне забезпечення HMS «Servio». На одній установці можуть оброблятися дані декількох готелів, але один готель не може бути закріплений за кількома установками
Гість - проживає в номері, на якого заведена карта гостя і відкрито особовий рахунок. У разі заселення в номер кількох людей, але відкриття особового рахунку тільки на одного з них, гостем будуть вважатися всі проживаючі
Анкета гостя - персональні дані гостя, що включають анкетні дані, документи, що посвідчують особу, вподобання гостя. Анкета заповнюється на кожну особу, яка проживає в номері. Анкети зберігаються в БД і додаються до гостей при наступних проживаннях в готелях
Компанія-оператор - компанія, від якої здійснено бронювання і з якої, як правило, оформлені договірні відносини. Компанія-оператор може працювати за спеціальним прейскурантів, платником за рахунками гостя і отримувати комісійну винагороду. Компанія-оператор може також бути і компанією-джерелом
Компанія-джерело - компанія, від якої приїхав гість
Компанія-постачальник послуг - компанія, що надає послуги гостям під час перебування в готелі. Послуги (проживання, харчування, прибирання та ін.) можуть поставлятися як однієї, так і різними компаніями
Пакет послуг - послуга, що складається з декількох різних послуг, об'єднаних за певними принципами. Наприклад, пакетна послуга «Проживання», що включає в себе «Проживання» та «Сніданок»
Валюта базова - валюта, в якій виконуються всі розрахунки в готелі за замовчуванням. Базова валюта для кожного готелю встановлюється у файлі конфігурації, додаючи готелю в Систему
Валюта прейскуранта - валюта, в якій встановлена ціна на послугу в прейскуранті. Валюта прейскуранта може не збігатися з базовою валютою готелю

Терміни часу

Час заїзду, гарантований час заїзду - час доби, після якого заселення гостя гарантується. Параметр встановлюється в налаштуванні отелення. За замовчуванням в Системі часом заїзду є 14:00
Розрахункова година - час, в яке гість повинен звільнити займану номер. За замовчуванням в Системі розрахункової години є 12:00
Ранній заїзд - заселення гостя в номер до розрахункової години Період часу доби, який вважає раннім заїздом і пізнім виїздом, встановлюється в налаштуванні і може відрізнятися для кожного готелю. Як правило, ранній заїзд і пізній виїзд оплачуються додатково
Піздній виїзд - виселення гостя з номера після розрахункової години
Час споживання послуги - дата і час отримання послуги гостем в форматі день-місяць-рік-годинник-хвилини-секунди. За замовчуванням вважається 23:59:59 в день надання послуги

Скорочення

VIP - very important person. Статус, який встановлюється гостю, важливого гостя для готелю
БД - база даних
Др/Дт/ДО - Дорослих/Дітей/Дітей з оплатою. Скорочення використовується в заголовках стовпців таблиць, що відображають кількість дорослих, дітей і дітей, які досягли віку, починаючи з якого проживання в готельному підприємстві оплачується
О/рахунок - особовий рахунок контрагента (гостя, групи, компанії, заходу)
ІПН - ідентифікаційний номер платника податків
МФО/БІК - (Межфіліальних обмін/Банківський ідентифікаційний код). Код банку
ПДВ - податок на додану вартість
Турзбір - туристичний збір. Збір на послуги тимчасового проживання (ночівлі). Турзбору поширюється не на всі категорії проживають, наприклад, відрядження не є платниками турзбору
ПІБ - прізвище, ім'я та по батькові
Ч/С - чорний список. Статус, який встановлюється «неприємного» гостю, що порушує умови проживання і ігнорує правила готелю

Статуси гостей

НКБ - нова карта, бронювання. Встановлюється в процесі нового бронювання номера і діє до завершення процедури
БР - бронювання. Встановлюється по завершенні первинного бронювання і діє до присвоєння наступного статусу (ПСЛ, НЗД, АН)
НКР - нова карта, поселення. Встановлюється при ініціалізації процедури нового прямого поселення на поточну дату (минаючи бронювання) і діє до завершення процедури
РОЗ - поселення. Встановлюється по завершенні процедури прямого поселення і діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
ПР - проживає. Встановлюється гостю, що мешкають в готель, і діє до виселення гостя (статус ВСЛ)
НЗД - незаїзд. Встановлюється в разі, якщо гість незаселена в готель в термін, зазначений в карті бронювання. Діє до присвоєння наступного статусу (ПР, АН)
АН - анульований. Встановлюється після анулювання карти гостя
ВДБ - виселився. Встановлюється після виселення гостя з готелю