Модуль "секретар" (Електронний Секретар)

Модуль «Електронний секретар» призначений для вирішення завдань взаємодії персоналу всередині готелів, а також між персоналом та гостями. У межах роботи модуля створюються завдання для виконання різноманітних робіт, відстежується графік і етапи їх виконання.
Завдання, що виконуються, умовно розбиті на кілька типів:

• прибирання номерів - автоматичне або ручне формування завдань покоївкам;
• трансфер гостя - напівавтоматичне або ручне формування завдань з трансферу гостей, що заїжджають в готель і/або виїжджають з готелю в період часу, що задається;
• взаємодія з гостем - нагадування гостям про заплановані події, наприклад, послуги пробудження, відправлення на екскурсію, початок заходу та ін.;
• завдання бронювання — пошук карток активних броней, у яких немає оплачених нарахувань або відкритих рахунків;
• загальні завдання - інші типи завдань, у тому числі господарські, ремонтні та ін.

Типи завдань розподіляються між готельними службами. За типом служби поділяються на територіальні - працюють в одному готелі, і мережеві - що оперують з кількома готелями. Одна готельна служба може виконувати різні типи завдань, але завдання одного типу не можуть ставитися різним службам. За кожною службою закріплюється керівник, контролер та виконавці. Обмежень закріплення тих самих співробітників за різними службами немає.
Усі завдання персоналу фіксуються у картах завдань. У карті завдання, крім виконавців, передбачено можливість додавання працівників, яких необхідно повідомляти про хід виконання. Всі користувачі, вказані в карті, а також керівник і контролер служби, повідомляються про хід виконання завдання: за змінами етапів, що мають до них відношення, і за настанням ключових термінів у завданні співробітникам відправляються листи на електронну пошту і надсилаються повідомлення, що відображаються в панелі повідомлень. Інформація про наявні у користувача непрочитані повідомлення за завданнями та/або повідомленнями є адресною і відображається на екрані протягом 15 сек. у вигляді спливаючого вікна незалежно від того, з яким функціоналом Системи користувач працює в даний час.
Панель повідомлень розташована в нижньому рядку статусу. У згорнутому вигляді на ній відображається інформація про кількість непрочитаних повідомлень по завданням та повідомленням. Після розгортання панелі в ній відображається докладна інформація щодо кожного завдання та повідомлення з переходом до відповідної карти або повідомлення.