Імпорт довідників
Інструкція по роботі з імпортом довідників
Імпорт довідників
Завдяки імпорту довідників є змога швидко внести дані надані готелем:
список номерів з категоріями;
список послуг, з можливістю їх додавання одразу для обраного тарифу з ціною;
анкети гостей;
бронювання гостей.
В розділі Налаштування додана вкладка “Імпорт довідників”
На вкладці відображається шлях для файла завантаження та кнопки: Імпорт, Експорт шаблона.
Імпорт проводиться для поточного готеля (готель повинен бути попередньо обраний).
Кнопкой “Експорт шаблону”, зберігаємо файл , шаблон для заповнення, перша строка з назвою стовпців та одною строчкою прикладом даних.
Інструкція по роботі з імпортом довідників:
- Перед початком роботи перевіряємо чи обраний готель в HMS
- Натискаємо кнопку Експорт шаблону
- Переходимо на сервер, де знаходиться наша база даних та переходимо в папку, що вказана у вікні “Шлях до папки із файлом завантаження”
- В папці нас цікавлять файли з назвою Import в форматі CSV
- Відкриваємо файл за допомогою Notepad++ або експортуємо CSV формат в Excel. Якщо в Excel файл відкривається в зашифрованому форматі, натискаємо Дані/ З текстового/CSV файла, обираємо наш файл/ з джерела файла обираємо Юнікод (UTF-8)
- По зразку, який вказаний в першій строчці заповнити файл та зберегти в форматі CSV не змінюючи назви
- Перейти в HMS та натиснути на кнопку Імпорт
Після завантаження відобразиться повідомлення зі статусом завантаження (успішно чи ні, та скільки строк завантажилось).
Всі строки, які не вдалось імпортувати із файла потрапляють в файл, _error, який з’являється в папці разом з імпортом після невдалих завантажень.
Список номерів і категорій
- Назва номеру - можно вказувати номер або назву літерами$
- Поверх;
- Порядок - чим менша цифра, тим вище буде вказана категорія номеру в шахматці або в списку номерів;
- Назва категорії - якщо така категорія вже існує, то додається в існуючу, якщо такої категорії немає, додається і номер і категорія;
- скорочення категорії - скорочена назва категорії до 3 символів;
- К-сть. основних місць;
- Додаткові місця.
Список послуг
- Код послуги - унікальний код до 3 цифр;
- Назва послуги;
- Скорочення - не повинне повторюватись в системі;
- Податкова група - обрати з файла “tax_groups.csv”;
- Група послуг - обрати з файла “service_types.csv”;
- Клас послуг - обрати з файла “service_classes.csv”;
- Ціна - (не обов’язкове поле).
При натисканні на кнопку експорт окрім файла з прикладом формуються файли з варіантами вибору для заповнення полів “Податкова група”, “Група послуг” та “Клас послуг” В блоці з імпортом довідників послуг, знаходиться випадаючий список з тарифами. Якщо внесена ціна в імпорт послуг, послуга одразу додається в тариф обраний при імпорті.
Список анкет
- ПІБ - прізвище та ім’я обов’язкове поле, По батькові необов’язково;
- Стать - F (female - жіноча) або M (Male - чоловіча) - необов’язкове поле;
- Дата народження - в форматі ДД.ММ.РР.(необов’язкове поле);
- Телефон - вноситься в міжнародному форматі (необов’язкове поле);
- Електронна пошта - (не обов'язкове поле);
- ISO код країни - в форматі ISO 3166-1 alpha-3 — трилітерна система (обов’язкове поле);
- Коментар - не обов'язкове поле.
Список гостей
- ПІБ;
- Номер кімнати - (не обов'язкове поле);
- Назва категорії кімнати - вносяться тільки ті категорії, які існують в системі;
- Дата початку бронювання - в форматі ДД.ММ.РР ГГ:ХВ;
- Кінцева дата бронювання - в форматі ДД.ММ.РР ГГ:ХВ;
- Кількість людей - загальна кількість місць;
- Кількість дорослих;
- Кількість дітей;
- Кількість дітей з оплатою.
При імпорті бронювань система спершу шукає кімнату по номеру або назві кімнати, якщо кімната вже зайнята й не зафіксована бронюванням, то система пробує переселити гостя в вільний номер. Якщо немає змоги переселити, то номер бронюється з конфліктом. Перевага надається гостю з файла імпорту. Якщо кімната не вказана або вказана неправильно, але при цьому вказана категорія, то бронюється вільний номер або відбувається бронювання з конфліктом.