Модуль "секретар" (Електронний Секретар)

Модуль «Електронний секретар» призначений для вирішення завдань взаємодії персоналу всередині готелів, а також між персоналом та гостями. У межах роботи модуля створюються завдання для виконання різноманітних робіт, відстежується графік і етапи їх виконання.
Завдання, що виконуються, умовно розбиті на кілька типів:

• прибирання номерів - автоматичне або ручне формування завдань покоївкам;
• трансфер гостя - напівавтоматичне або ручне формування завдань з трансферу гостей, що заїжджають в готель і/або виїжджають з готелю в період часу, що задається;
• взаємодія з гостем - нагадування гостям про заплановані події, наприклад, послуги пробудження, відправлення на екскурсію, початок заходу та ін.;
• завдання бронювання — пошук карток активних броней, у яких немає оплачених нарахувань або відкритих рахунків;
• загальні завдання - інші типи завдань, у тому числі господарські, ремонтні та ін.

Типи завдань розподіляються між готельними службами. За типом служби поділяються на територіальні - працюють в одному готелі, і мережеві - що оперують з кількома готелями. Одна готельна служба може виконувати різні типи завдань, але завдання одного типу не можуть ставитися різним службам. За кожною службою закріплюється керівник, контролер та виконавці. Обмежень закріплення тих самих співробітників за різними службами немає.
Усі завдання персоналу фіксуються у картах завдань. У карті завдання, крім виконавців, передбачено можливість додавання працівників, яких необхідно повідомляти про хід виконання. Всі користувачі, вказані в карті, а також керівник і контролер служби, повідомляються про хід виконання завдання: за змінами етапів, що мають до них відношення, і за настанням ключових термінів у завданні співробітникам відправляються листи на електронну пошту і надсилаються повідомлення, що відображаються в панелі повідомлень. Інформація про наявні у користувача непрочитані повідомлення за завданнями та/або повідомленнями є адресною і відображається на екрані протягом 15 сек. у вигляді спливаючого вікна незалежно від того, з яким функціоналом Системи користувач працює в даний час.
Панель повідомлень розташована в нижньому рядку статусу. У згорнутому вигляді на ній відображається інформація про кількість непрочитаних повідомлень по завданням та повідомленням. Після розгортання панелі в ній відображається докладна інформація щодо кожного завдання та повідомлення з переходом до відповідної карти або повідомлення.

До складу модуля «Секретар» входять такі підмодулі:

• "Завдання" - список всіх наявних задач з можливістю пошуку задач за рядом критеріїв, а також додавання задач;
• «Диспетчер завдань» — список броней гостей для оперативного опрацювання їхніх побажань із постановкою завдань виконавцям;
• «Броні, що вимагають рішень» - список неоплачених броней гостей, за якими немає остаточного рішення про заїзд;
• "Трансфери" - тип завдань "Трансфер" виділений в окремий підмодуль. У ньому реалізовано напівавтоматичне або ручне формування завдань з трансферу гостей, що заїжджають в готель та/або виїжджають з готелю в період часу, що задається;
• "Повідомлення" - обмін інформацією між зареєстрованими користувачами Системи, у тому числі отримання повідомлень від системного "користувача" - служби формування звітів;
• "Бюро знахідок" - реєстрація списку речей, загублених або забутих на території готелю. До списку додаються записи після звернення гостей, які втратили речі або гостей та персоналу, які їх знайшли;
• "Готельні служби" - керування списком готельних служб в готелях. Кожна готельна служба відповідає за виконання свого типу завдань: - прибирання номерів, трансфер гостя, взаємодія з гостем, загальні завдання;
• "Довідники" - довідники загальних об'єктів завдання та типів взаємодії персоналу з гостями.
  

В роботу модуля закладено таку логіку:

• персоналу ставиться завдання виконання певних робіт;
• у карті завдання вводяться загальні дані (тип завдання, пріоритет, виконавці, термін закінчення, час нагадування, запланований час виконання тощо);
• вводяться об'єкти завдання (гість, група, захід, кімната, трансфер, прибирання номера, загальний об'єкт), із якими у межах виконання робіт потрібно проводити певні дії. Якщо завдання не вимагає проведення дій із конкретними об'єктами, їх можна не вводити;
• за фактом постановки задачі та у міру виконання робіт по ній фіксуються етапи задачі. По кожному етапу вказуються виконавець, статус завдання, витрачений час. У разі конфліктів їх вказують на об'єктах завдання. Витрачений виконання етапів час сумується;
• якщо об'єкти завдання введені, за ними так само, як і за завданням загалом, фіксуються етапи виконання, виникнення та вирішення конфліктних ситуацій;
• принаймні виконання завдання кожен її об'єкт і завдання змінює свій статус: поставлена, у черзі, у роботі тощо. Виконання завдання чи його окремого етапу може бути скасовано. Після закінчення робіт за завданням або скасуванням завдання, і якщо по задачі відсутні відкриті конфлікти, завдання завершується. За наявності задачі невирішених конфліктів завдання завершити не можна;
• передбачено друк картки завдання, що включає всі об'єкти завдання, коментарі до них, а також графу про відмітку виконання.

Готельні служби

Готельні служби в Системі використовуються для розмежування типів завдань, що виконуються в готелях, з метою коректного їх розподілу персоналу. Поділ служб у готелях може залежати від різних факторів: величина готелю, внутрішній регламент та ін. Типи завдань, що виконуються однією службою в рамках готелю, можуть бути різними. Але, щоб уникнути плутанини, завдання одного типу повинні виконуватися лише однією службою.
У Системі передбачено введення як локальних служб - служб окремих готелів, так і мережевих, що належать до кількох або всіх готелів мережі.
У кожній службі призначаються контролюючі співробітники та виконавці. Жорстких вимог немає: керівник однієї служби може бути контролером в іншій та виконавцем у третій.
Управління довідником готельних служб виконується на вкладці «Секретар/Готельні служби»

У списку відображаються готельні служби готелю, вибраного у верхньому рядку статусу та мережні служби.
Додавання запису до довідника здійснюється в режимі створення запису. Щоб додати запис, виконайте такі дії:

1. Введіть назву готельної служби в полі «Найменування».
2. У полі «Скорочення» – скорочена назва служби (максимум 10 символів).
3. У списку «Керівник» виберіть керівника служби.
4. Зі списку «Контролер» виберіть співробітника, який контролює роботу служби.
5. У полі Готель відображається назва готелю, для якого вводиться служба.
6. Встановіть прапорець «Групова відповідальність», якщо потрібно надсилати листи та повідомлення по завданням не тільки виконавцям цих конкретних завдань, але також і всім іншим виконавцям служби. Таке розсилання затребуване при змінній роботі співробітників служби, а також у період масових відпусток, код завдання може бути переданий іншому виконавцю.
7. Поле "Email групової розсилки". Вводиться за наявності поштової скриньки, до якої мають доступ усі співробітники служби. Передбачено можливість введення кількох адрес, розділених комою.
8. В області «Типи завдань» встановіть прапори навпроти тих типів завдань, які будуть знаходитися в зоні відповідальності служби, що додається. В рамках одного готелю типи завдань у різних служб не повинні повторюватися. Якщо в готелі вже введено службу з вибраним типом завдання, запис не буде збережено, а при збереженні з'явиться відповідне повідомлення.
9. В області виконавців введіть виконавців служби. Для цього зі списку виберіть користувача і натисніть кнопку Додати . Вибраного користувача буде додано в таблицю в області «Виконавці». Послідовно додайте всіх виконавців служби.
10. За необхідності та за наявності додайте шаблони друку карток завдань для можливості їх вибору при друку карток завдань. Стандартна карта завдання уніфікована та підходить до всіх типів завдань.
11. Щоб змінити запис про готельну службу, перейдіть до режиму редагування запису та відкоригуйте необхідні параметри.
    

Увага! Для покоївок вкажіть їх місцезнаходження: виберіть значення зі списку «Корпус» і введіть поверх. Локація покоївок потрібна для оптимізації розрахунку завдань на прибирання. Щоб видалити виконавця зі служби, натисніть кнопку у відповідному рядку.

Примітка. У випадаючих списках «Керівник», «Контролер» та «Виконавці», що випадають, можливий вибір користувачів з доступом до всіх готелів та до готелю, вибраного у верхньому рядку статусу.
Щоб змінити запис про готельну службу, перейдіть до режиму редагування запису та відкоригуйте необхідні параметри.
Видалення запису виконується будь-яким стандартним способом; під час видалення з'являється запит на підтвердження дії. Якщо є відкриті завдання з готельною службою, що видаляється, то служба не видалиться. На екрані виводиться пояснювальне повідомлення: «Видалення неможливе. Не можна видалити Готельну службу, якщо є пов'язані з нею незавершені завдання».