Посібник користувача

POS система

Глосарій

POS-система - програмне забезпечення SERVIO POS

POS-термінал - спеціалізований або персональній комп’ютер, що працює на операційній системі Windows, на якому встановлене програмне забезпечення SERVIO POS

Принтер -

Каса -

Термінал офіціанта -

Банківський термінал - спеціалізоване обладнання, надане банком, для проведення платежів з банківських карт клієнта на розрахунковий рахунок підприємства

Відкриття касової зміни

Робота з системою починається з реєстраційної форми програми.

Реєстрація користувача виконується за картою, при наявності підключеного до POS-терміналу обладнання, або за допомогою введення реєстраційного коду. Реєстраційний код вноситься з цифрової клавіатури форми (1)
Ознакою того, що зміна не відкрита є напис (2). Після відкриття тут буде відображено номер поточної зміни цієї каси. Якщо POS-термінал являє собою станцію офіціанта, тобто використовується виключно для внесення замовлень, на ньому касова зміна не відкривається і напис (2) буде завжди «НЕ КАСОВА».
Після успішної реєстрації користувача, якщо зміну не відкрито, отримаємо вікно с запитом

У разі погодження буде відкрито касову зміну на POS-терміналі. У разі відмови (натисканні кнопки «Х») POS-термінал продовжить роботу як станція офіціанта. Тобто на ньому можна приймати замовлення, але без закриття рахунків.

Також на реєстраційній формі присутня кнопка виклику службових операцій (3)

«Згорнути» - згортає POS-систему та надає доступ до операційної системи POS-терміналу

«Перезавантажити» - перезавантажує POS-систему

«Закрити» - закриває POS-систему

«Реєстрація» - надає доступ до функціоналу обліку робочого часу у POS-системі (працює у разі додаткового налаштування)

«Про програму» - виводить інформацію про POS систему

«Скасувати» - закриває вікно службових операцій

Місця надання послуг. Зовнішній вигляд. Опис.

Після реєстрації, в залежності від налаштувань та прав доступу, користувач потрапляє у вікно роботи з місцями надання послуг (зали закладу).

Умовно вікно можна поділити на три зони:

1 – закладки місць надання послуг (залів).

2 – безпосередньо сам обраний зал з дизайном столиків (4) в ньому.

3 - функціональна панель, де розташовані додаткові кнопки.

За вихід з вікна відповідає кнопка у правому нижньому куті функціональної панелі.

Опис інформації на столику

Т1 – назва столика. Може включати в себе як цифри так і літери.     Т2 – позначка відкритого рахунку на столику. Цифра на позначці вказує загальну кількість відкритих рахунків на столику.     Т3 – загальна сума всіх відкритих рахунків на столику.     Т4 – позначка того, що цей рахунок відкрито (або він належить) користувачеві, що в даний момент зареєструвався в POS-системі, тобто його рахунки.

Якщо на столику декілька рахунків, то при натисканні на ньому виводиться вікно з переліком з якого можна обрати, який рахунок відкрити

В POS-системі є можливість налаштування об’єднання місць надання послуг у групи. В такому разі вікно роботи з місцями надання послуг буде мати наступний вигляд:

Додатково з’явиться кнопка перемикання між групами місць (1), натискання на яку викликає вікно вибору групи. В залежності від обраної групи зліва буде відображено закладки місць, що належать цій групі

Робота з рахунком

Створення рахунку

Для створення нового рахунку оберемо місце надання (залу) та стіл. Після натискання на ньому з'явиться діалогове вікно з підтвердженням створення рахунку:

Вікно можна закрити натисканням кнопки "Х" чи продовжити кнопкою "V". В залежності від налаштувань POS-системи можуть з'являтися вікна:
Вид рахунку. Використовується для звітності.

Кількість клієнтів (дорослих та дітей). Використовується для звітності.

Коротка примітка до рахунку. Може використовуватись для реалізації додаткового функціоналу.

Після цього відкривається вікно, створеного POS-системою рахунку

Якщо в рахунок не додавати позицій і було зроблене відповідне налаштування в POS-системі, то порожній рахунок можна закрити без збереження, натискаючи кнопку "Вийти". При цьому отримаємо вікно запиту:

Додавання та редагування позицій

Загальний вигляд вікна рахунку

Умовно вікно можна поділити на такі зони:

1 зона рахунку

2 зона підсумків по рахунку

3 зона прейскуранта

4 зона функціональних кнопок. Порядок розташування та склад кнопок налаштовується під потреби замовника. Опис кнопок дивіться у таблиці "Довідник функціональних кнопок модуля"

Додавання в рахунок здійснюється натисканням на кнопки с назвами позицій в зоні прейскуранта. Навігація по позиціях прейскуранта та рахунка здійснюється кнопками (5)

На позиції меню може бути налаштовано модифікатори. Якщо модифікатор є обов'язковим, то при виборі такої позицій для додавання в рахунок додатково буде виведено вікно с вибором для додавання до позиції. Якщо ж модифікатор не є обв'язковим, вікно для додавання його до позиції рахунку може бути викликано натисканням кнопки "Модифікатори", що знаходиться у зоні функціональних кнопок. Також можна використати кнопку "Завдання" і натиснути "Модифікатори" у вікні, що відкриється. Ще один варіант - це додавання модифікатора через властивості позиції при згорнутому прейскуранті (див. "Вікно рахунку при згорнутому прейскуранті")
Модифікатор можна додати (змінити) у позиції рахунку лише у тому разі, якщо не було замовлення. Якщо ж позиція рахунку була замовлена (див. "Замовлення") - кнопка "Модифікатори" при будь-якому варіанті застосування буде не активна

Приклади додавання модифікаторів

Модифікатор стану.	Модифікатор додатку.

Модифікатори можуть бути двох видів: "модифікатори стану" та "модифікатори додатку". У першому випадку це позначка для приготування, в другому - буде проведене списання продукції, яка підв'язана під модифікатор.
У рахунку модифікатори додатку виглядають як (7), а модифікатори стану як (8)
Також для зручності користувача передбачено механізм пошуку позицій прейскуранта. Після натискання кнопки (6) відкривається вікно пошуку, в якому можна шукати позиції за назвою або кодом

Редагування кількості

Редагування кількості позиції у рахунку здійснюється кнопками (9) або натисканням на кількість проти назви позиції (10). Слід зауважити, що у першому випадку до вже доданої кількості буде добавлена вказана користувачем. У другому - кількість буде змінено на ту, яку вкаже користувач з вікна вводу кількості.

Вікно рахунку при згорнутому прейскуранті

Вікно рахунку. Властивості позиції

Замовлення

Після того, як рахунок створено та додано всі позиції у необхідній кількості треба роздрукувати замовлення на цехи приготування (кухні), або, в залежності від конфігурації обладнання, відправити замовлення на кухонні монітори. В будь якому випадку за цей процес відповідає натискання кнопки "Замовлення" на панелі функціональних кнопок вікна рахунку. Після цього замовлені (роздруковані або відправлені) позиції в списку рахунка змінюють забарвлення фону
Замовлення доданої позиції відбувається лише один раз. Якщо з будь-яких технічних причин (закінчився папір, тощо) замовлення не вийшло на друк на принтері, його можна повторити. Для цього треба відмітити її у колонці перед номером та повторно натиснути кнопку "Замовлення". На принтері буде роздруковано "Повтор замовлення". Повтор замовлення можна робити будь-яку кількість разів, у відмінності від друку "Замовлення"
У разі видалення позиції (що була роздрукована в замовленні) з рахунку, натискання на кнопку "Замовлення" викличе друк "Відмови замовлення". Надруковані будуть лише ті позиції, які було видалено.

Приклади позицій

Додана та не замовлена позиція

Позицію, що замовили

Виділена позиція

Позиція, що видалили з рахунку

Приклади документів для друку

Замовлення	Повтор замовлення	Відміна замовлення

Застосування знижки

Застосування знижки до позицій рахунку здійснюється натисканням кнопки "Знижки" на функціональній панелі вікна рахунку. У відповідності до налаштованих прав доступу у користувача в системі є можливість надання знижок у відповідності до наведених нижче:
Знижка із застосуванням дисконтної картки клієнта.
Пошук клієнта за ПІБ або номером картки та застосування його знижки.
Знижка, що надається по групі дисконтних карт.
Знижка на довільний процент.
Знижка на довільну суму в грошовому виразі.

Якщо у користувача є доступ більш ніж до одного з перелічених варіантів надання знижок, відкриється вікно з вибором:

Якщо доступ є лише до певного варіанту, то відразу відкриється відповідне вікно для вводу інформації

Варіанти знижок, що можуть бути застосовані, та вікна вводу інформації, що з'являються після натискання кнопок

	Вікно вводу кода картки клієнта. Якщо використовується зчитувач карток, то частини з цифровою клавіатурою не буде на екрані
	Вікно результатів пошуку, яке з'являється після вводу даних клієнта
	Перелік груп дисконтних карток, які доступні для користувача за правами доступу
	Вікно вводу довільного проценту знижки. Введений процент застосовується на всі позиції рахунку
	.     Вікно вводу довільної суми знижки в грошовому еквіваленті. Знижка застосовується до суми рахунку.

Після застосування персональної знижки (перші дві кнопки з опису вище) відкриється вікно інформації про персону

Система знижок має гнучке налаштування. На картці або групі можуть бути різні значення знижок для різних груп дисконтних позицій прейскуранту. Так, наприклад, в одному рахунку можуть бути застосовані різні відсотки для Бару та Кухні.
Застосовані до рахунку знижки можна подивитись повторним натисканням кнопки "Знижки" на функціональній панелі вікна рахунку.

Вікно "Дисконт" буде відображати інформацію щодо знижок в рахунку. З цього ж вікна можна відмінити знижку натисканням кнопки видалення (Х) навпроти застосованої знижки

Перенесення/розділ рахунку

За перенесення або розділ рахунку відповідає кнопка "Перенесення" на функціональній панелі вікна рахунку.
Перенесення - операція яка дозволяє позиції з одного рахунку перенести в інший рахунок, або створити новий в процесі перенесення.
При натисканні кнопки "Перенесення" відкривається вікно "Перенесення позицій рахунку"

Форма являє собою дві панелі. Зліва - поточний рахунок зі всіма доданими в нього позиціями з прейскуранту, з права - відображатимуться позиції, які будуть перенесено. Як зліва, так і з права під панелями є суми підсумків рахунків.
Для виконання операції виділяються позиції (1). Для перенесення застосовуються кнопки переміщення (2).

Після переміщення на праву панель вікна позицій для перенесення натисканням на кількості можна корегувати кількість, яка буде застосована при виконанні операції.
Кнопки функціональної панелі

	Дозволяє перенести вміст лівої панелі на інший стіл в новий або існуючий рахунок
	Дозволяє перенести вміст лівої панелі в новий або існуючий рахунок, але на тому ж місці надання послуг (столі)
	Якщо у позицій рахунку проставлений номер клієнта (див. Вікно рахунку.Властивості позиції), кнопка стане активною. Вона дозволяє розділити такий рахунок на декілька, як проставлено номери клієнтів на позиціях
	Якщо в рахунку є позиції, що належать різним підприємствам (ТОВ/ФОП - Бар/Кухня), кнопка буде активна та дозволить створити декілька рахунків із вмістом позицій однакових підприємств

Додатково є можливість розділити рахунок на суму (3)

Після введення суми нового рахунку буде автоматично перераховано кількість позицій доданих для перенесення. Оскільки кількість має три знаки після коми, на великих сумах можлива похибка.

Оплата

Перед оплатою здійснюється друк рахунку натисканням на функціональній панелі кнопки "Рахунок".
Приклад друкованого рахунку

Після друку кнопка "Рахунок" змінюється на "Відміна рахунку". При наявності прав доступу можна відмінити вже надрукований рахунок. Якщо рахунок надруковано, то всі інші операції з ним, окрім оплати, блокуються. Оплата здійснюється натисканням відповідної кнопки на функціональній панелі. Після натискання виводиться вікно вибору виду оплати для закриття рахунку

Приклад вибору готівкового розрахунку

При виборі готівкового виду розрахунку справа з'являється панель купюр, з якої можна набити суму що надає клієнт. після натискання кнопки сплатити буде проведена оплата рахунку і виведено на екран вікно з рештою.

При інших видах оплати можливі варіанти:
-При розрахунку банківською картою може бути підключений банківський термінал, що активується для прийняття оплати при натискані на такий тип. Після успішної оплати рахунок закриється автоматично с друком фіскального чеку.
-При оплаті платіжною карткою виводиться вікно вводу її коду або зчитування для застосування та списання коштів.
-При оплаті зі 100% знижкою, коли підсумок по рахунку буде 0.00, вікно має інший вигляд і надає до вибору лише ті види оплати, для яких дозволено таку операцію.

Закриття "на номер"

Закриття "на номер" являє собою спеціальний тип оплати, що застосовується до рахунків у разі налаштованого стикування з готельною системою. При натисканні на такий тип оплати відбувається запит номера кімнати та відправляється в готельну систему для пошуку гостя. Якщо гостя знайдено, то виводиться інформація щодо стану його рахунку.

Для продовження натискаємо кнопку ОК (V)

Для завершення оплати натискається кнопка "Сплатити", після чого рахунок закривається.

Приклад закритого рахунку ресторану в нарахуваннях гостя у готельній системі Servio HMS

Стоп-лист та залишки

Доступ до вікна роботи зі стоп-листом та внесенням залишків по позиціям відбувається при натисканні кнопки (інформація по прейскуранту) у вікні рахунку.
Стоп лист

Додавання позиції прейскуранта до списку стоп-листа здійснюється натисканням кнопки "Додати" у вкладці СТОП-ЛИСТ, яка відкриває форму пошуку та додавання позиції.

Додавання здійснюється натисканням на обраної позиції у формі. Для видалення позиції зі списку стоп-листа обирається потрібна і натискається кнопка "Видалити", після чого позиція зникає зі списку с стоп-листа.
Позиція, що додана до списку стоп-листа має інший вигляд кнопки у прейскуранті та блокується для додавання у рахунок.

Залишки товару
Вкладка "Залишки товару" дозволяє встановлювати доступну для продажу на поточний момент кількість товару з прейскуранту.

До списку залишків можна додати позиції, редагувати та видалити за допомогою кнопок на функціональній панелі в нижній частині вікна. Після натискання кнопки "Додати" відкривається форма пошуку тарифної позиції, як і у випадку з стоп-листом. Після знаходження натиснув на назві позиції у формі пошуку відкриється форма для внесення залишку позиції.

Залишок - кількість товару, що лишилась для продажу
Кількість для інформування - гранична кількість товару, по досягненню якої інформація про залишок на кнопці позиції буде відображено червоним кольором
Повернення - при встановленні цієї ознаки при поверненні товару буде враховуватись кількість залишку (збільшуватись на кількість повернення)

Приклад відображення позицій прейскуранта з внесеними залишками

-кількість менша ніж граничне для інформування -кількість більша ніж граничне для інформування -залишки по позиції не внесені

POS-система не дозволить продати більшу кількість товару, ніж внесено в залишках. Після того, як залишок сягне нуля, позиція автоматично стане на стоп-лист. Повернути до продажу таку позицію можливо видаливши її зі списку у вкладці "Залишки товару".

Режим "Експрес каса"

Режим роботи "Експрес-каса" відрізняється від звичайного ти, що прийняття замовлення та оплата рахунку відбуваються відразу. Цей режим застосовується у піцеріях, кав'ярнях, точках продажу на фуд-кортах, магазинах, тощо.
Тобто для нього не потрібні місця надання послуг (зали та столики). Після оплати рахунку користувачеві відразу відкривається новий. Це прискорює процес обслуговування клієнтів.
Приклад вікна рахунку "Експрес каси"

Оскільки функціональна панель повністю налаштовується під потреби користувача, то можна вивести саме ті кнопки, які потрібні.
Вище зображено приклад розташування кнопок вікна рахунку для "Експрес каси". Кнопка "З собою" дозволяє одним натисканням на обраних позиціях додати цю ознаку, а той хто буде готувати замовлення побачить це на екрані монітора чи на надрукованому на принтері документі замовлення. Кнопка "Коротка примітка" відкриває вікно вводу, куди можна вписати номер замовлення, щоб потім ідентифікувати столик клієнта (піцерія). Коротка примітка може по налаштуванню виводитись автоматично перед створенням нового рахунку або перед вибором типу оплати, після натискання кнопки "Оплата".
У режимі експрес каси друк замовлення, на відміну від звичайного закладу, відбувається після оплати рахунку. Користувач для оплати рахунку натискає кнопку "Оплата" на функціональній панелі.

Функції Управління. Опис функціоналу

Функції управління - це головний вузол POS-системи. Звідси користувач має доступ до всіх модулів.

Це: робота з відкритими та закритими рахунками, перехід до місць надання послуг, доступ до прейскуранту та можливість отримати інформацію за персональною карткою клієнта, доступ до роботи з фіскальним обладнанням та банківськими терміналами, облік робочого часу, доступ до грошового сейфу та монітору замовлень, закриття касової зміни та вимкнення POS-терміналу

Робота з відкритими рахунками

Модуль роботи з відкритими рахунками надає можливість доступу до будь-якого не закритого рахунку в POS-системі. Незакритим вважається рахунок, по якому немає суми повної оплати та він знаходиться у відкритій касовій зміні.

Режим плитки/Режим таблиці

Робота з закритими рахунками

Місця надання послуг

Нефіскальні звіти

Прейскурант

Робота з персональною картою

Робота з платіжним реєстратором

Монітор замовлень

Робота з грошовим сейфом

Додатки

Довідник функціональних кнопок модуля

Операційні кнопки модуля
№	Кнопка	Опис
1		Зменшення кількості позиції в рахунку
2		Зменшення кількості позиції в рахунку
3		Пошук позиції у меню за кодом. Використовується для режиму магазина
4		Відображає оплати, якими було закрито рахунок. Використовується у закритому рахунку
5		Відправляє на принтер задачі друку "Замовлення", "Повтор замовлення", "Відміна замовлення" в залежності від контексту використання
6		Застосування знижки до змісту рахунку. В залежності від налаштувань прав доступу знижка може бути надана із застосуванням дисконтної карти клієнта, за групою карт, у відсотковому або у грошовому значенні
7		Виконує друк рахунку на принтері. Після друку кнопка змінюється на "Відміна рахунку"
8		Відкриває форму з вибором типів оплати рахунку. Натискання кнопки відразу після додавання позицій автоматично виконує задачі друку "Замовлення" та "Рахунок"
9		Переніс або розділ рахунку. Відкриває форму для вибору позицій для здійснення операцій
10		Примітка до рахунку. Виводиться на принтер задачею друку "Рахунок"
11		Відкриває форму "Завдання", що містить додаткові кнопки. Може застосовуватись для економії місця на функціональній панелі модуля
12		Задає номер клієнта для обраних позицій рахунку
13		Відкриває форму додавання модифікаторів до позиції рахунку. Застосовується до виконання задачі друку "Замовлення"
14		Порядок виносу для позицій рахунку. Відображається в інтерфейсі, при згортанні "Прейскуранта" (колонка "Виніс") та виводиться на принтер задачею друку "Замовлення"
15		Відображає на екрані калькуляцію артикулу типа "Блюдо", при умові, що вона була вивантажена з бек-офісу
16		Ознака "З собою" для позицій, що йдуть на виніс. Може бути підв'язано модифікатор (наприклад ланч бокс, тощо)
17		Перехід у форму "Функції управління"
18		Внесення передплати по рахунку на довільну суму
19		Повернення суми передплати, внесеної раніше
20		Відкриває список рахунків на столі, якщо їх більше ніж один
21		Відкриває вікно роботи з дисконтною картою клієнта в режимі редагування, де можна робити корегування та змінити власника застосованої карти
22		Відкриває форму внесення/редагування додаткових властивостей рахунку
23		Внесення короткої примітки до рахунку. Відрізняється від "Примітки" кількістю вносимих символів
24		Відкриває форму роботи з браслетами у розрізі рахунку
25		Зробити обрані позиції фіскальними
26		Зробити обрані позиції нефіскальними
27		Копіювання обраних позицій рахунку в інший відкритий, що відображається у списку
28		Пошук клієнта в готельній системі HMS для відмітки надання послуг, які йому заплановано
29		Зупинка погодинних послуг
30		Примітка до позиції рахунку на якій стоїть курсор в модулі. Також примітка до позиції може бути додана подвійним кліком по позиції
31		Відкриває вікно протоколу роботи з рахунком
32		Перехід у модуль "Закриті рахунки"
33		Відкриває форму роботи зі сканером QR-кодів
34		Робота з сертифікатами
35		Додавання позицій до товарного кошика карти
36		Виконує задачу друку "Інформація про власника карти"
37		Відкриває форму роботи з передплатами по рахунку
38		Відправлення замовлення з центральної бази доставки на локальний ресторан
39		Реєструє операцію "Виїзду", коли POS система використовується як система обліку гостей
40		Для режиму роботи "Кінотеатр" тип квитка Дорослий/дитячій
41		Виконує друк на принтері документа "ххх"
42		Друк етикеток (стікерів) для стікування позицій на кухні
43		Застосування сертифікату з зовнішньої системи
44		Відкриває форму роботи з акцизними марками для обраної позиції
45		Встановлює поточний номер подачі для позицій, що додаються у рахунок. При натисканні збільшується на +1
46		Приклад швидкого доступу до "типу оплати 1" з налаштувань терміналу
47		Приклад швидкого доступу до "типу оплати 2" з налаштувань терміналу

Навігаційні кнопки модуля
№	Кнопка	Опис
48		Кнопка виходу з модуля рахунку
49		Форма "Інформація по прейскуранту". Надає можливість роботи зі "Стоп-листом" та "Залишками товару"
50		Відкриває форму пошуку позицій прейскуранта за назвою або зовнішнім кодом
51		Повернутися на "домашню" групу прейскуранта
52		Піднятися на рівень вище в ієрархії прейскуранта
53		Згортає вкладку "Прейскурант" до низу та розкриває вміст рахунку на весь екран
54		Кнопки навігації для переміщення по списках модуля. Крім модуля рахунку використовуються в інших